Mitä aulapalveluhenkilö tekee - monipuolinen tehtäväkenttä ja talon sydän

Colliers International Finlandissa työskentelee yhteensä reilut kolmekymmentä aulapalveluhenkilöä. Monille tehtävänimikkeestä syntyy jo saman tien mielikuvia työstä: Kyseessähän on yritysaulan vastaanoton hymyilevä virkailija, joka auttaa asiassa kuin asiassa. Mutta mitä työ oikeasti pitää sisällään.

Millainen koulutus ja millaista osaamista aulapalveluhenkilöltä vaaditaan?

Aulapalveluhenkilön tärkein vaatimus on positiivisen asenteen lisäksi vartijakortti. Esimerkiksi Colliers International Finlandissa aulapalveluhenkilönä työskentelevä Pieta osallistui keväällä ennen työtehtävien aloittamista väliaikaisen vartijan koulutukseen ja hän suorittaa loput vartijan koulutuksesta tulevana syksynä. Myös suomen ja englannin kielen kirjallinen ja suullinen osaaminen on tärkeää muiden kielten osaamisen ollessa plussaa.

Asiakkaat arvostavat suuresti vartijakoulutuksen tuomaa turvallisuusalan osaamista. Työtehtävissä painotus on enemmän asiakaspalvelussa kuin varsinaisessa vartioinnissa, mutta tehtäviin kuuluu myös esimerkiksi kameramonitori- ja kulunvalvontaa

Millainen on aulapalveluhenkilön työpäivä?

Aulapalveluhenkilön työpäivä alkaa vastaanoton avaamisella – vastaanoton luukut, laitteet ja puhelimet laitetaan auki ja työhön tartutaan kiinni. Aamut ovat kiireistä aikaa vieraiden vastaanottamisessa, sillä aamun aloittavat palaverit ovat suosittuja.

Aamun aikana käydään läpi edellisenä iltana mahdollisesti tulleet sähköpostit ja kokoustilavaraukset. Joissain kohteissa aulapalveluhenkilö ottaa lisäksi postin vastaan, osassa myös hoitaa sen lajittelun ja jakelun.

Päivällä tehtäviin kuuluu vieraiden vastaanottamisen lisäksi moninaisiin kysymyksiin vastaaminen, taksitilaukset, kulkuohje- ja lähialueopastukset, postipakettien vastaanottaminen, vikailmoitukset ja huoltopyynnöt sekä niiden kirjaaminen tarvittaviin järjestelmiin, yhteydenpito siivousliikkeisiin, ravintoloihin ja muihin palveluyhteistyökumppaneihin sekä muun palautteen vastaanottaminen ja monet muut aulakohteesta riippuvat työtehtävät. Tehtävään saattaakin kuulua esimerkiksi kulunvalvontaan tai vuokraukseen liittyviä tehtäviä.

Aamun jälkeen seuraava ruuhkahuippu tulee yleensä lounasaikaan ja iltapäivällä tehtäviin kuuluu usein postiasioita ja kiinteistökierroksia aulapalveluhenkilön tarkistaessa esimerkiksi, että neuvotteluhuoneet ovat kunnossa. Tämän jälkeen aloitetaankin sitten jo seuraavan työpäivän valmistelu ja hoidetaan muun muassa kiinteistöstä lähtevä posti ennen kuin on jälleen aika laittaa koneet kiinni ja ovet säppiin.

Pieta sanoo nauttivansa siitä, että välillä on aika laillakin meininkiä. ”Siitä tulee sellainen tehokas olo kun on vähän kiirettä ja saa asioita hoidettua vauhdilla”, hän naurahtaa. Pieta uskookin, että työssä oppii hyvin priorisoimaan tehtäviä sekä käsittelemään kiirettä.

Haastavimpia ovat tilanteet, joissa haluaisi auttaa asiakasta, mutta ei jostain syystä pysty. Yleensä ongelma on tiedonkulussa. Tieto on aulapalvelussa äärimmäisen tärkeää. Onneksi tällaiset tilanteet ovat kuitenkin melko harvinaisia.

Pieta kertookin nauttivansa myös siitä, että työssä saa olla toisinaan varsinainen salapoliisi, kun tulee kinkkinen kysymys ja pääsee selvittämään oikeaa henkilöä ja vastausta tilanteeseen. Ja samalla oppii taas niin paljon uutta!