Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet

Colliers International Finland -konsernin asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
17.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Tiina Käyhkö
tiina.kayhko@colliers.com
Puh. +358 44 723 8706
3. Rekisterin nimi
Asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Colliers International Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä CIF) oikeutettuun etuun (ml. suoramarkkinointi) sekä lakisääteiseen velvoitteeseen asiakkaan tunnistamisesta.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
• yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
• asiakasviestintä
• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen
• liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
• asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):
• Nimi
• Yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yritys tai yhteisötieto sekä asema yrityksessä tai yhteisössä, jota edustaa
• Tarvittaessa yksilöintitieto (passin tai ajokortin nro sopimuksissa, asiakkaan tunnistus)
• Suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
• Sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
• Ruokavalio tiedot (tapahtumat)
• Asiakashistoria (esim. osallistumistiedot tapahtumiin ja tilaisuuksiin)
• Asiakas-/käyttäjä- ja asiakaskokemustutkimusten vastaustiedot
• Puhelutallenteet
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.
• Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
6. Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan CIF:n kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA alueen ulkopuolelle.
CIF käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.
CIF -konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy, Colliers Isännöinti Oy, Realprojekti Oy) käsittelevät ko. rekisterin henkilötietoja omien asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja prospektien osalta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään CIF:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. CIF varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kaksi vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (tarjouspyyntö, tilaus tai tapaaminen) päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).
Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. CIF arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi CIF huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9. Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä eli käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Colliers International Finland -konsernin henkilöstöhallinnon tietosuojaseloste
16.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki 2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Anja Kyyrö
anja.kyyro@colliers.com
Puh. +358 40 754 05093. Rekisterin nimi
Colliers International Finland konsernin henkilöstöhallinnon rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Colliers International Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä CIF) hallintoon sekä työsuhdeasioihin ja niihin liittyviin työnantaja- ja muiden velvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä yhtiön liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja CIF:n oikeutettuun etuun, kuten CIF:n ja rekisteröidyn väliseen työsopimukseen tai esim. harjoittelusopimukseen. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu CIF:n lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen (kuten työsopimuslaki, työturvallisuuslaki).
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:
• henkilöstön palkka- ja työsuhdeasioiden suunnittelu, hallinnointi, hoitaminen ja seuranta, palkitseminen matka- ja kululaskujen hallinnointi
• henkilöstön johtaminen, työajanseuranta/työvuorosuunnittelu, resursointi ja työn mittaaminen
•  työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen (mm. verotus ja ennakkoperintä, sosiaaliturvamaksut, sairaspäivärahat, sosiaalietuudet, palkan ulosmittaus, työsuojeluviranomaisille ja työvoimaviranomaisille luovutettavat tiedot)
• työterveyshuollon järjestäminen ja työturvallisuusasioiden hallinnointi
• työkykyjohtaminen ja seuranta
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä
Rekisteri sisältää seuraavia työntekijän työ- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:
Henkilön perustiedot:
• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• yksilöintitiedot (kuten syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero)
• muut perustiedot (kuten ikä ja äidinkieli)
• lähiomaisen tiedot

Henkilöstöhallinnon hoitoon ja kehittämiseen liittyvät tiedot:
• tavoite- ja kehityskeskusteluja sekä arviointeja koskevat tiedot
• työkykyjohtamisen seurantatiedot varhaisen tuen malliin liittyen (ml. puheeksiotto- ja työkykyneuvottelumuistio, tuki-, korvaus-, ja eläke päätöksiin liittyvät tiedot
• tiedot sairauspoissaoloista ja lääkärintodistukset sekä muut poissaolotiedot
• tieto ammattiliittoon kuulumisesta niiden rekisteröityjen osalta, joiden ammattiliittojäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä
• työtehtävään liittyvät tiedot ja organisaatiotiedot
• ammattinimike, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet
• työsuhdetta koskevat tiedot muutoksineen
• palkkaukseen, palkitsemiseen ja työsuhde-etuuksiin ja myönnettyihin luottokortteihin liittyvät tiedot sekä palkkatapahtumatiedot
• työhöntulo- ja terveystarkastuksia koskevat lausunnot
• henkilön työlaitteiden- ja välineiden yms. tiedot
• vero- ja pankkitilitiedot
• työajanseurantaan liittyvät tiedot
• työaika- ja vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot, eläketiedot
• työtyytyväisyyskyselyiden tiedot
• henkilön perehdytystä koskevat tiedot
• työtapaturmiin liittyvät tiedot
• tiedot suullisista huomautuksista ja kirjallisista varoituksista sekä työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Työtehtävien suorittamiseen liittyvät tiedot:
• resursointiin ja työn mittaamiseen liittyvät tiedot
• asiakkaita varten laaditut ansioluettelot ja/tai muut tiedot työkemukseen ja pätevyyteen liittyen
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on pääsääntöisesti asianomainen työntekijä tai työnhakija. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti seuraaville tahoille:
• verohallinto (verohallinnon edellyttämät tiedot)
• ammattiliitot (jäsenmaksujen tilitys)
• eläkevakuutusyhtiöt ja -laitokset (perityt eläkemaksut ja henkilön työsuhteeseen liittyvät tiedot)
• muut vakuutusyhtiöt (vakuutuksiin liittyvät tiedot ja vuosi-ilmoitukset)
• Kansaneläkelaitos (tarvittavat poissaoloihin liittyvät tiedot)
• työterveyshuolto (lakisääteisen työterveyshuollon edellyttämät tiedot)
• ulosottoviranomaiset (ulosottotilitykset)
• muut viranomaiset (esimerkiksi palkkatukeen liittyvät tiedot)
• teleyrityksille ja muille yhteistyökumppaneille ko. palvelua koskevan sopimussuhteen perusteella luovutettavat tarpeelliset tiedot
• asiakasyritykset ja -yhteisöt (yhteystyösopimuksiin liittyen tietyissä työtehtävissä ansioluettelo-, työkokemus-, pätevyys- ja soveltuvuus- yms. tiedot)
CIF käyttää henkilöstö- ja palkkahallinnon hoitoon ulkopuolisia palvelutarjoajia. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi esim. järjestelmän ylläpito- ja viankorjauksen yhteydessä.
Työnantaja luovuttaa tiedot sairauspoissaoloista työterveyshuollon palveluntarjoajalle sairauspoissaolojen seurantaa ja varhaisen tuen toteuttamista varten.
CIF -konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy, Colliers Isännöinti Oy, Realprojekti Oy) käsittelevät ko. rekisterin henkilötietoja omien työntekijöidensä ja harjoittelijoidensa osalta.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Colliers International -konserniin kuuluvilla yrityksillä globaalisti on sähköpostijärjestelmän kautta pääsy CIF:n henkilöstön työsähköpostiosoitteisiin sekä kalenterimerkintöihin. Tällöin ko. henkilötietoja siirtyy ETA:n ulkopuolelle. CIF huolehtii asianmukaisesta tietosuojan tasosta myös ko. siirroissa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. CIF:llä on määriteltynä erillinen dokumentti tietojen säilytysajoista.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Työntekijällä on mahdollisuus tarkastaa ja muokata rajatusti omia tietojaan HR-järjestelmän kautta. Muutoin tarkastusta ja oikaisua koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Colliers International Finland -konsernin Tietojärjestelmien käyttäjähallinta- ja lokitietorekisterin tietosuojaseloste
17.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Heikki Ala
heikki.ala@colliers.com
Puh. +358 40 502 8845

3. Rekisterin nimi
Tietojärjestelmien käyttäjähallinta- ja lokitietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus on Colliers International Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä CIF) järjestelmien ja palveluiden käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnointi, käytön valvonta sekä henkilötietojen suojaaminen asiattomalta pääsyltä tietoihin, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä. Tieto- ja viestintäjärjestelmät tallentavat toiminnastaan tietoja, joita käytetään tietojärjestelmien käytönvalvontaan ja joiden avulla pyritään selvittämään ja ratkaisemaan tieto- ja viestintäjärjestelmien toiminnan häiriöitä tai virheitä. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on valvoa henkilötietoja ja muita luottamuksellista tietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä. Tietojen käsittely perustuu CIF:n oikeutettuun etuun huolehtia tietojen käytönvalvonnasta hyvän tietojenkäsittelytavan varmistamiseksi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä
Lokitietojen avulla tapahtuva henkilötietojen käsittelyn valvonta edellyttää käyttäjien yksilöimistä ja tunnistamista. Rekisteri sisältää tiedot luvallisista käyttäjistä, heidän tunnisteista ja käyttöoikeuksistaan. Tässä tarkoituksessa ylläpidetään käyttöoikeusjärjestelmää. Lokitietoihin tallentuu käyttäjän kirjautumis- ja viestintäyhteystiedot mm. käyttäjätunnus, ajankohta sekä palvelun tai järjestelmän käyttöön liittyvät tiedot.
Käyttäjähallinta- ja lokitietorekisterin rekisteriin kirjataan tiedot henkilöistä, joilla on työ- tai harjoittelusuhde CIF:iin tai toimeksiantosuhde/palveluntuottajasuhde tai voimassa oleva asiakassuhde CIF:iin.
Käyttöoikeuksiin hallinnassa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
• Henkilön nimi
• Syntymäaika
• Henkilötunnus
• Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä
• Tehtävänimike
• Kustannuspaikka
• Toimipiste
• Käyttäjätunnus

Käyttöoikeustietoja hallinnoidaan konsernin ja sen tytäryhtiöiden kulloinkin käytössä olevien omien järjestelmien osalta sekä palvelutuotannossa hyödynnettävien palveluportaalien osalta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjähallinnan tietolähteinä ovat käyttäjältä saadut tiedot sekä CIF:n HR-järjestelmästä siirretyt tiedot lisäksi tietoa kertyy järjestelmistä lokitietoina.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
CIF -konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy, Colliers Isännöinti Oy, Realprojekti Oy) käsittelevät ko. rekisterin henkilötietoja omien toimintojensa osalta. Lokitietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle vakavan tietoturvaloukkauksen selvittämisen ja tiedottamisen yhteydessä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään CIF:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Käyttöoikeustietoja säilytetään kuusi kuukautta työ- tai toimeksiantosuhteen päättymisestä.
Lokitietoja säilytetään järjestelmäkohtaisesti. Mikäli kyse on CIF:n järjestelmästä, lokitietoja säilytetään enintään kaksi vuotta lokitiedon syntymisestä. Järjestelmistä, joissa CIF:n henkilöstö tai toimeksiantosuhteen perusteella valtuutettu toimii palvelun käyttäjänä, lokitietokannan ylläpidosta, tietojen säilyttämisestä ja lokitietojen poistamisesta vastaa (järjestelmä) palveluntuottaja.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä eli käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.


Colliers International Finland -konsernin rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

17.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6) Ratamestarinkatu 7B 00520 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Anja Kyyrö
anja.kyyro@colliers.com
Puh. +358 40 754 0509

3. Rekisterin nimi
Colliers International Finland -konsernin Rekrytointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Colliers International Finland Group Oy:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden (jäljempänä CIF) henkilöstön rekrytointi. Tietojen käsittely perustuu sopimukseen tai CIF:n oikeutettuun etuun, kuten työnhakijan hakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta työnhakijan suostumukseen.
5. Henkilötietojen säilytysajat
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä kaksitoista (12) kuukautta hakemuksen jättämisestä, ellei rekisteröity halua jatkaa hakemuksensa voimassaoloaikaa.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
• nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
• työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, osaaminen, luottamustoimet
• haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
• mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekrytointipalvelun toteuttamisessa CIF käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa (LAURA Rekrytointi Oy), joka käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen järjestelmän ylläpidon ja viankorjauksen toteuttamiseksi. Lisäksi CIF käyttää henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tällöin palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi. CIF konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy, Colliers Isännöinti Oy, Realprojekti Oy) käsittelevät ko. rekisterin työnhakijoiden henkilötietoja ko. organisaation rekrytointitarpeita varten.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Työntekijällä on mahdollisuus tarkastaa ja muokata rajatusti omia tietojaan HR-järjestelmän kautta. Muutoin tarkastusta ja oikaisua koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.


Colliers International Finland Oy: vartiointipalveluiden tietosuojaseloste

12.3.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Oy (y-tunnus 0420052-8)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Sakari Wallinmaa
sakari.wallinmaa@colliers.com
Puh. +358 040 823 2669

3. Rekisterin nimi
Vartioimisliiketoiminnassa käsiteltävien henkilötietojen rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja käsitellään lakiin perustuen (Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista 2 luku 8 §) määrätyissä vartioimisliikkeen tehtävistä, joista on laadittava tapahtumailmoitus. Rekisteri sisältää yrityksen palveluksessa toimivien vartijoiden henkilötietoja, liittyen heidän laatimiinsa tapahtumailmoituksiin, sekä kirjallisessa, että sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja vartijoiden toimenpiteiden kohteina olleista henkilöistä.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Tapahtumailmoitusten laatiminen ja tarvittaessa viranomaisen tai asianomistajan tietojen saaminen vaatii tapahtumailmoituksen laatijan tunnistamista. Tapahtumailmoitus sisältää tiedon ilmoituksen laatineesta vartijasta, sekä muista tilanteessa olleista Colliers International Finland Oy:n työntekijöistä, kuten vartijan ja/tai työntekijän nimen, yhteystiedot, henkilötunnuksen sekä ko. tapahtumaan liittyvät havainnot ja toimenpiteet. Tapahtumailmoitukseen saadaan merkitä lisäksi muiden tapahtumaan liittyneiden toimenpiteiden kohteena olevien henkilöiden henkilötietoja, kuten etunimet, sukunimi, osoitetiedot, henkilötunnus sekä ko. tapahtumaan liittyvät havainnot ja toimenpiteet.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot tulevat tapahtumailmoituksen laatineilta vartijoilta.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Vartioimistehtävän toimeksiantajalla ja valvontaviranomaisella on oikeus saada jäljennös järjestelmään tallennetusta tapahtumailmoituksesta. Jos vartija vapauttaa kiinni ottamansa henkilön, tapahtumailmoitus on viipymättä toimitettava rikoksen tapahtumapaikan poliisilaitokselle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliers International Finland Oy:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Colliers International Finland Oy:n on säilytettävä lain mukaan tapahtumailmoitukset kahden vuoden ajan niiden laatimispäivän kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jonka jälkeen henkilötietoja sisältävät tapahtumailmoitukset viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa hävitetään
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä eli käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Colliers International Finland -konsernin vierailijarekisterin tietosuojaseloste
12.4.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Sevander Merja
merja.sevander@ colliers.com
Puh. + 358 40 5333055

3. Rekisterin nimi
Colliers International Finland konsernin Vierailijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Colliers International Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä CIF) oikeutettuun etuun. Vierailijarekisterin tarkoituksena on järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen toimitiloissa ja parkkitiloissa sekä pääsyn rajoittaminen.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä
Rekisterin tietosisältö koostuu autopaikkojen, kulkukorttien/avainten käyttäjien ja vierailijoiden perustiedoista.
Rekisterin tietosisältö muodostuu seuraavista tiedoista
 a) Autopaikan käyttäjän nimi
 b) Autopaikan käyttäjän osoite
 c) Autopaikan käyttäjän puhelinnumero
 d) Autopaikan käyttäjän henkilötunnus
 e) Autopaikan käyttäjän sähköpostiosoite
 f) Autopaikan käyttäjän tilinumero
 g) Kulkukortin/avaimen lainaajan nimi
 h) Kulkukortin/avaimen lainaajan osoite
 i) Kulkukortin/avaimen lainaajan puhelinnumero
 j) Kulkukortin/avaimen lainaajan titteli/toimenkuva
 k) Yritys, jota kulkukortin/avaimen lainaaja edustaa
 l) Kulkukortin/avaimen lainaus pvm
 m) Kulkukortin/avaimen palautus pvm
 n) Vierailijan nimi
 o) Yritys, jota vierailija edustaa
 p) Vierailijan tulo ja lähtöaika
 q) Vierailijan isäntä
 r) Vierailijan auton rekisterinumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille rikosten tutkintaa varten.
CIF -konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy, Colliers Isännöinti Oy, Realprojekti Oy) käsittelevät ko. rekisterin henkilötietoja omien vierailijoidensa ja palveluiden käyttäjien osalta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään CIF:n Vierailijaohjelmassa sekä erillisissä dokumenteissa. Vierailijaohjelmassa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi ja fyysiset dokumentit säilytetään lukituissa arkistointitiloissa. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
CIF säilyttää tietoja, kunnes vierailijakortti, kulkutunniste/avain on palautettu tai kun autopaikka on rekisteröidyn käytössä ja siihen mahdollisesti liittyvät maksut suoritettu tai muut riitaisuudet ratkaistu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Colliers International Finland -konsernin vuokranhakijarekisterin tietosuojaseloste
3.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Group Oy (y-tunnus 2396296-6)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Kirsti Tahvanainen
kirsti.tahvanainen@colliers.com
Puh. +358 040 353 7232

3. Rekisterin nimi
Vuokranhakijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Colliers International Finland Group Oy ja samaan konserniin kuuluvat yritykset (jäljempänä CIF) kerää ja tallettaa vuokranhakijoiden henkilötietoja vuokra-asunnon haun ja asumisoikeusprosessin käynnistämiseksi.
Tietojen käsittely perustuu CIF:n oikeutettuun etuun, jotta se voi tarjota vuokranhakupalvelua toimeksiantajille sekä vuokranhakijoille.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä
Rekisteri sisältää tietoja vuokranhakijasta sekä muista mahdollisista vuokranhakijan kanssa asumaan tulevista henkilöistä. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
Vuokranhakijasta ja valittaessa myös kanssahakijasta
• Perustiedot: etu- ja sukunimi, kansalaisuus, kotipaikka
• Yksilöintitiedot: henkilötunnus
• Yhteystiedot: sähköposti, puhelinnumero, postiosoite sekä toivottu yhteydenottotapa
• Työsuhdetiedot
• Raskaustodistus ja laskettu aika
• Hakemukseen liittyvät tiedot: o Hakemustyyppi (uusi hakemus/asunnon vaihto)
• Haettavan asunnon tyyppi ja muut tiedot (esim. paikkakunta, kaupunginosa, talotyyppi, asunnon tarve)
• Tiedot nykyisestä asunnosta
• Asunnon tarpeen syyt
• Tarvittaessa hakijan itsensä antamat muut tarpeelliset tiedot
• Arava/korkotuettuihin hakemuksiin liittyvät tiedot o Tulo- ja varallisuustiedot
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja tietojen luovutukset ja siirrot
CIF luovuttaa vuokranhakijan tiedot vuokranantajalle vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä.
CIF käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, Talokeskus, henkilötietojen keräämisen ja hallinnointiin, jolloin palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun järjestelmän ylläpidon ja viankorjauksen vuoksi.
CIF -konserniin kuuluvat yritykset (Colliers International Finland Oy, Colliers Isännöinti Oy, Realprojekti Oy) käsittelevät ko. rekisterin henkilötietoja omien vuokrakohteidensa osalta.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään CIF:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. CIF varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Vuokrahakemus on voimassa kolme kuukautta hakemuksen jättämisestä. CIF säilyttää vuokrahakemuksen tietoja lainsäädännön mukaisesti esim. välitysliikelain mukaan vuokrahakemus säilytetään viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi CIF noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta.
9. Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä eli käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Colliers International Finland Oy:n välityspalvelurekisterin tietosuojaseloste
4.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Colliers International Finland Oy (y-tunnus 0420052-8)
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Nietosvaara Petri
petri.nietosvaara@colliers.com
Puh. + 358 40 5333055

3. Rekisterin nimi
Colliers International Finland Oy:n Välityspalvelurekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisterin käytön tarkoitus on LKV luvan mukaisen toiminnan varmistaminen.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on välitysliikelaki sekä LKV lupa välityspalvelujen tarjoamiseksi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä
Rekisterin tietosisältö koostuu välityspalvelutoimeksiannon suorittamiseksi vaadittavista tiedoista. Rekisteröityjen ryhmät ovat:
• Asiakas eli toimeksiantaja tai tämän edustaja ja/tai yhteyshenkilö
• Toimeksiannon saajan eli palvelutuottajan vastuuhenkilöt toimeksiannossa
• Sopimusosapuolen edustajat
• Sopimusosapuolen vastuuhenkilöt, silloin kun ovat eri kuin edellä mainitut edustajat
Rekisterin tietosisältö muodostuu välityspalvelutoimeksiannon suorittamiseksi vaadittavista tiedoista.
a) Asiakkaan nimi
b) Asiakkaan osoite
c) Toimeksiannon järjestysnumero
d) Toimeksiannon sisältö
e) Toimeksiannon vastaanottopäivä ja voimassaoloaika
f) Sopimuksen tekopäivä
g) Sopijaosapuolten nimet
h) Sopimuksen kohde
i) Kauppahinta tai vuokran määrä
j) Välityspalkkio

6. Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä toimeksiannon yhteydessä (toimeksiantajatiedot) sekä sopimuksen syntyessä sopimusosapuolilta (sopimustiedot).
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan viranomaiselle viranomaisen pyynnöstä mm. aluehallintovirastolle sen tehdessä tarkastusta välitysliikkeiseen toiminnan lain ja luvan mukaisen toiminnan varmistamiseksi.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliers International Finland Oy:n asiakaskohtaisissa toimeksiantopäiväkirjoissa. Toimeksiantopäiväkirjojen säilytyksessä käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Colliers International Finland Oy säilyttää tietoja välitysliikelain mukaisesti viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi Colliers International Finland Oy noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta.
9. Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.