Les 5 leviers pour impliquer les collaborateurs dans le changement d’environnement de travail

 

NON, emménager dans des nouveaux espaces de travail n’est pas toujours anxiogène pour vos collaborateurs ! Voici 5 conseils délivrés par Colliers International France pour réussir à impliquer et fédérer vos collaborateurs dans un projet de changement d’environnement de travail. Accompagner, c’est anticiper, entendre, informer, donner du sens sur les différentes natures de changement.

1. Donner du sens au projet en l’alignant à la stratégie d’entreprise

Un projet de changement d’environnement de travail doit être porté par le plus haut niveau de la Direction. En effet, l’implication du Comité de Direction est clé pour embarquer tous les collaborateurs et placer le projet au cœur de la stratégie de l’entreprise. Le projet immobilier s’inscrira comme levier de transformation pour l’organisation. Pour ce faire, des entretiens individuels ou en groupes avec les membres du COMEX puis un cadrage stratégique sera un bon outil pour définir le cadre du projet et dessiner les premières lignes directrices : estce un projet à enjeux plutôt financiers, humains ou organisationnels ? L’objectif est-il d’avoir des bureaux plus collaboratifs et digitaux, plus en lien avec les nouvelles façons de travailler d’aujourd’hui ? Y a-t-il un enjeu de regroupement de vos effectifs sur un site unique? 

2. Associer les salariés en amont dans une demarche de co-conception

Analyser la situation vue par les collaborateurs et les managers de l’entreprise. Ce diagnostic s’appuie sur de l’analyse terrain, des interviews et des groupes d’expression. C’est un des actes fondateurs de l’implication des collaborateurs. Il aura pour objectif de collecter et analyser les informations pouvant caractériser le climat social, la culture, le rapport à l’environnement de travail, les modes de fonctionnement de l’entreprise et d’identifier les impacts et les risques liés aux changements. Ensuite, impliquer les collaborateurs dans le projet afin qu’il appréhende mieux la situation est indispensable et peut se faire de plusieurs manières : visite de show-rooms ou de projets d’environnement de travail innovant, les impliquer dans le choix des matériaux, des couleurs, des ambiances, du mobilier, mener des ateliers d’expressions pour recueillir leur avis et ressenti.

3. Communiquer tout au long du projet

Un projet peut durer plusieurs mois, voire 2 à 3 ans pour les plus structurants, il est indispensable de communiquer tout au long du projet afin d’informer, de rassurer et d’alerter des différentes étapes. Communiquer auprès des instances représentatives du personnel est également un point à ne pas omettre afin de les informer des décisions prises, elles seront directement impliquées dans le projet et seront un relai d’information et de mobilisation auprès des salariés.

Pour ce faire, plusieurs outils peuvent être utilisés: Newsletter périodique pour informer sur l’avancement du projet et les prochaines étapes. Diffuser les informations sur l’Intranet, campagne d’affichage, événement interne pour mobilier les collaborateurs autour du projet et les impliquer. Mise en place d’un outil digital pour sensibiliser les collaborateurs aux nouveaux environnements de travail et aux espaces ouverts.

4. Au moment de l’emménagement, mettre en place des actions ciblées

La période d’emménagement dans les nouveaux espaces de travail est une phase importante pendant laquelle un effort particulier sur l’accompagnement doit être fait. C’est l’occasion de donner quelques conseils d’utilisation et de faire un rappel des règles de vie, notamment en ce qui concerne les espaces ouverts afin que les collaborateurs s’approprient ce nouvel environnement de travail.

Quelques idées d’actions : distribution d’un kit de bienvenue avec un plan des nouveaux espaces en cas de déménagement, une visite guidée des chefs de projets avec une présentation de chaque espace, un guide de bonnes pratiques ludique sur les bons comportements à adopter en espaces ouverts par exemple du type : « Je ne bulle pas dans les bulles de confidentialité » ou « J’utilise mon Chanel N°5 avec modération » ou encore « Rien ne sert de courir, je reste discret lors de mes déplacements dans les espaces communs »… 

5. Retour d’expérience à grande échelle – six mois après l’emménagement

Une fois les collaborateurs installés dans leurs nouveaux espaces de travail, il s’agit ici de mesurer le niveau de satisfaction et d’avoir des premiers retours d’expérience. La mise en place d’un observatoire interne ou d’une enquête auprès des collaborateurs au moins 6 mois après la fin de l’emménagement est un bon moyen d’évaluer facilement le bien-être des collaborateurs, d’avoir des retours d’expériences et ainsi ajuster ou replanifier certaines actions si besoin. 

 

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Contact
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Julia Hardouin

Directrice Marketing & Communication

Paris

Avant de rejoindre Colliers In France, j'ai travaillé pour Great Place to Work en tant que Responsable de la Communication pendant 4 ans, j'étais en charge de la stratégie de communication globale avec le Directeur Général France, des relations publiques, de la stratégie digitale et des événements externes.

J'ai ensuite rejoint PepsiCo France en tant que Responsable Communication où j'étais responsable des événements presse (Roland-Garros par exemple) et de la communication interne.

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