Verantwoord bezuinigen op Facility Management

kantoor wordt door man schoongemaakt
De coronacrisis leidt onvermijdelijk tot een economische recessie. Met dat vooruitzicht, is het niet gek dat bedrijven naar de besparingsmodus overschakelen. De Nederlandse facilitaire kostenindex (NFC) laat zien dat er direct bespaard wordt op de facilitaire kosten in tijden van economische neergang. Maar is dat in de huidige situatie wel verstandig?

Deze crisis is niet vergelijkbaar met een ‘normale’ economische recessie. Het is een gezondheidscrisis die laat zien dat delen van het facilitaire werkveld onmisbaar zijn om de anderhalvemetersamenleving in te richten. Facility Management (FM) is niet alleen een kostenpost, maar een essentiële stap om kantoren weer veilig te gebruiken.

Bezuinig verstandig
Veel bedrijven hebben geen andere keuze dan de kosten te drukken om deze tijd van financiële tegenwind te overleven. Ga je toch bezuinigen op FM, doe het dan wel verstandig. Jouw besparing kan een ander bedrijf de das omdoen en de economie nog verder schaden. Deze bijzondere tijden vragen een maatschappelijk verantwoord kostenplan, waarbij je de lange termijn relatie met je facilitaire partners geen schade toebrengt.

Tegelijkertijd ligt er ook een enorme kans. Heropening van de kantoren is hét moment om dienstverlening anders, meer duurzaam en circulair, in te richten. Ofwel, ‘’never waste a good crisis.’’ Nu is de tijd om bepaalde kostenstromen duurzaam te gaan verleggen en zelfs te verminderen. Maatschappelijk verantwoord besparen op facilitaire dienstverlening kan op basis van de onderstaande vijf tips.

1. Zet het personeel flexibel in

Over een aantal weken mogen we weer geleidelijk terug naar het gewone leven en zullen ook de kantoren weer gedeeltelijk in gebruik worden genomen. Het anderhalvemeterkantoor heeft een beperkte capaciteit. Slechts een klein deel van de medewerkers mag vanwege de afstandsmaatregelen tegelijkertijd aanwezig zijn. Het vereist extra schoonmaakrondes, maar ook ondersteuning van en toezicht op het naleven van de maatregelen. 

Diensten die het minder druk krijgen, zijn het restaurant, de banqueting en de receptie. Belangrijk is om hier slim mee om te gaan. Is er bij de ene dienst minder inzet nodig? Zet deze mensen dan in bij de dienst waar wel extra werkzaamheden zijn, ook als dit een andere leverancier betreft. De claim van integrale dienstverlening is dat facilitaire medewerkers op verschillende activiteiten kunnen worden ingezet. Dit is het moment om dat optimaal te benutten. Kijk pas na de herverdeling hoeveel mankrachten of uren er ‘over’ zijn.

2. Neem een moreel besluit

Hoewel de meeste organisaties te kampen hebben met sterk teruglopende omzetten zijn er altijd branches die (onbedoeld) baat hebben bij een crisis. Binnen de facilitaire dienstverlening is een gedeelte van de schoonmaakpartijen hier een voorbeeld van. Juist naar deze diensten is veel extra vraag en ook bij kantoren die grotendeels dicht zijn loopt de schoonmaak vaak nog wel door, omdat er af en toe mensen komen.

Veel cateraars hebben daarentegen harde klappen gekregen, vooral als het om commerciële catering of openboekcontracten gaat. Bekijk de besparingen daarom door een morele bril. Welke partijen die jullie inhuren hebben het zwaar en wie hebben er juist geprofiteerd? Probeer te voorkomen dat je extra gaat bezuinigen op de diensten die al veel hebben ingeleverd. Op termijn heb je ze weer nodig.

3. Denk na over de lange termijn

Hou bij de besparingen die je wilt doorvoeren rekening met de lange termijn. Kijk kritisch naar je dienstverlening en bepaal op welke onderdelen je kunt besparen door kwaliteit te verminderen. Breng het niet in één keer terug naar de minimale kwaliteit, maar ga in het midden zitten. Je bespaart wel degelijk, maar niet volledig ten koste van de leverancier. Als tegenprestatie kunnen zij hun inzet voor een duurzame dienstverlening vergroten, zodat van de nood ook nog een deugd wordt gemaakt.

Belangrijk bij besparingen zijn natuurlijk de contractvormen die zijn aangegaan met facilitaire dienstverleners. Op het moment dat er sprake is van een aanneemsom en er een vast bedrag per maand wordt betaald, is het contractueel lastig om te besparen. Toch hebben ook facilitaire leveranciers er belang bij dat hun opdrachtgevers blijven bestaan. Ga daarom in elk geval het gesprek aan om samen te kijken wat er mogelijk is. 

4. Schrap overbodige luxe

Welke bijdrage kunnen medewerkers leveren? Veel maatregelen zullen niet direct met open armen ontvangen worden, maar begrip zal er zeker zijn. Schaf allereerst gratis verstrekkingen af. Maak bijvoorbeeld de luxe koffie bij de koffiebar betaald als dit nog niet het geval is. Of verhoog de prijzen voor extra inkomsten die terugvloeien naar de organisatie. Vergeet de gratis verstrekkingen in het bedrijfsrestaurant niet. Tijdelijk de subsidie op producten in het bedrijfsrestaurant beperken is ook een effectieve maatregel. 

Medewerkerstevredenheid is enorm belangrijk, zeker in tijden van crisis. Maar voorkom ‘overbodige’ luxe. Schaal terug in de subsidie van persoonsgebonden diensten. Denk bijvoorbeeld aan de masseur en de sportlessen die in veel bedrijven gratis aangeboden worden. Geef medewerkers wel de mogelijkheid om dit alsnog af te nemen tegen beperkte betaling, mogelijk in abonnementsvorm.

5. Zet in op circulariteit

Duurzaamheid heeft het afgelopen jaar hoog op de facilitaire agenda’s gestaan, maar circulariteit staat bij veel bedrijven nog in de kinderschoenen. In een circulaire economie is er geen afval en zijn de grondstoffen die we overhouden geld waard. FM moet de komende jaren de circulaire transitie gaan maken van afval- naar grondstoffenmanagement. Nu inzetten op circulaire oplossingen biedt mogelijkheden tot structurele besparingen en de huidige leveranciers kunnen deze investeringen doen als compensatie voor niet geleverde diensten. De leverancier kan blijven verdienen, met als tegenprestatie dat er wordt gewerkt aan een meer circulaire en goedkopere dienstverlening in de toekomst.

Bundel afvalstromen met andere kantoren en werk samen met lokale organisaties voor het verwerken van de grondstoffen. Doe voedselaankopen via een ketensamenwerking met lokale organisaties. Wat wordt er allemaal geproduceerd in de omgeving? Biedt vervolgens op basis daarvan een wisselend assortiment met lokaal geproduceerde seizoenproducten. Deze lokale producten zijn vaak veel voordeliger, de milieubelasting is lager en je ondersteunt tegelijk een lokale partij die mogelijk ook in moeilijkheden zit. Verdeel je inkopen over verschillende ondernemers, zodat je hen kunt steunen. Stop niet direct volledig met alle partijen waar je normaal inkopen doet, maar laat iedereen meedelen.

Duurzame meerwaarde met economisch realisme
Bijzondere tijden vragen om bijzondere oplossingen. Deze crisis onderstreept het belang van facilitaire dienstverlening nog maar eens. Het is aan FM om het momentum te pakken om duurzame meerwaarde met economisch realisme te realiseren én tegelijkertijd kosten te besparen. Ik help u daar graag bij.
 

Related Experts

Denise Hoogendoorn

Head of Facility Management Consultancy

Rotterdam

Binnen Colliers ben ik verantwoordelijk voor de afdeling Facility Management Consultancy en werk ik voor klanten in Nederland en EMEA. Ik adviseer mijn klanten op uiteenlopende facilitaire en huisvestingsvraagstukken, zoals inrichting van de facilitaire dienstverlening, begeleiding van uitbestedingstrajecten, inrichting van de facilitaire organisatie, benchmarks, hospitality, klanttevredenheid, duurzaamheid en  circulariteit.

View expert