Hoe flexibel is facility management?

ramen wassers hangen aan kabels aan kantoorgebouw

De facilitaire wereld stond de afgelopen maanden op z’n kop door de coronacrisis. Kantoorgebouwen stonden helemaal of grotendeels leeg. Voor veel kantoren geldt dat nog steeds. Dat vraagt veel flexibiliteit van zowel facilitaire teams als hun leveranciers. Zo gingen bedrijfsrestaurants helemaal dicht, terwijl vaker en grondiger schoonmaken cruciaal werd voor een veilige terugkeer naar kantoor.

In een normale economische recessie is de belangrijkste opdracht voor FM om waar mogelijk kosten te besparen, een effect dat duidelijk zichtbaar is in de jaarlijkse NFC Index. We zitten nu in een gezondheidscrisis die juist laat zien dat (delen van) het facilitaire werkveld onmisbaar zijn. Het maakt ook de noodzaak duidelijk om de dienstverlening flexibeler in te richten. Want wat gebeurt er met de kosten als alles in één keer stil komt te liggen?

Minimale daling NFC Index verwacht
Ook dit jaar heeft Colliers weer veel organisaties begeleid bij het vergelijken van hun facilitaire kosten met de landelijke gemiddelden. Tijdens dit proces werd de benchmark steeds meer een nulmeting van de ‘pre-coronatijd’. We vroegen de organisaties naar hun toekomstverwachting voor de kosten van huisvesting en facilitaire activiteiten. Hoewel de gemiddelde aanwezigheid op kantoren daalde met 80% tot 90% van het aantal medewerkers, is onze verwachting dat de NFC Index dit jaar maar 2% lager uitvalt dan in 2019. Dat is een daling van 490 euro naar 483 euro. 

Dienstverlening flexibeler inrichten
De coronacrisis maakt de noodzaak duidelijk om de dienstverlening flexibeler in te richten. De allergrootste diensten bestaan nu voornamelijk uit vaste kosten, zoals beveiliging en receptie. Ook de vaste kosten van het restaurant vielen niet weg. Alle extra inzet werd geschrapt, maar de contractsommen bleven.

De NFC Index bestaat natuurlijk ook uit variabele kosten die sterk samenhangen met de aanwezigheid van medewerkers. Het gaat dan om elektriciteit, water, afval, koffie, en vergaderdiensten. In het totaal van huisvesting, werkplekomgeving en vaste diensten levert dit slechts een kostendaling op van 5% ten opzichte van vorig jaar. Doordat er daarnaast extra kosten zijn voor het aanpassen van de werkomgeving, ICT, middelen voor het ‘coronaproof’ maken van het kantoor en voor de inrichting van de thuiswerkplek, daalt de NFC Index alsnog nauwelijks.

Meer thuiswerken biedt kansen
Door de coronacrisis gaan we naar verwachting blijvend meer thuiswerken. Dat doen we het liefste massaal op dezelfde dagen. De dagelijkse kantoorbezetting kan daardoor nog meer gaan schommelen. Dit heeft een grote impact op de dienstverlening, maar biedt ook een kans om deze anders in te richten. Met dinsdag en donderdag als populairste werkdagen, wordt de werkweek vaak vergeleken met een kameel. Facilitaire teams kunnen proberen de kamelenbulten 'plat te slaan' door werkdagen toe te wijzen aan bepaalde teams, óf ze kunnen zich opstellen als een kameleon. Daarvoor zou FM de dienstverlening per weekdag anders moeten inrichten.

Lessen uit de hotelsector
Een FM-contract is zelden flexibel, omdat hierin vaak op basis van gemiddelden wordt vastgelegd wat er geleverd moet worden, wanneer en tegen welke kwaliteit. Er wordt vaak voor gekozen om zoveel mogelijk risico’s te vermijden door een vast kostenniveau af te spreken. Dat maakt de dienstverlening star, dat heeft de coronacrisis ons de afgelopen maanden bewezen.

Uiteraard kan een contract nooit ingericht worden op een pandemie, maar we kunnen de dienstverlening wel beter aanpassen op de kantoorbezetting. Daarvoor kunnen we lessen uit de hotelsector halen. Daar wordt in het hoogseizoen een andere dienstverlening geleverd dan in het laagseizoen. Ook op dagelijkse basis worden diensten afgestemd op de hotelbezetting. Dit kan vertaald worden naar FM. 

Kies een basisdienstverlening en schaal die op voor drukke kantoordagen. Het restaurant is bijvoorbeeld op vrijdag gesloten, maar je kunt wel broodjes bestellen. Als het toch nodig blijkt, opent het restaurant gewoon haar deuren. Flexibiliteit heeft altijd een prijs. De kosten voor de extra dienstverlening per werknemer zullen hoger zijn, maar het lagere volume compenseert dit. Dat is ook duurzamer.

Klaar voor het post-coronatijdperk
Wat vraagt dit van een FM team? Eerst moet je zicht krijgen op de nieuwe kantoorbezetting. Daarna bepaal je de behoefte aan facilitaire diensten per dag. Daar stem je de dienstverlening op af, door in gesprek te gaan met de leverancier. En tot slot: denk altijd een stap verder. Welke innovaties zijn mogelijk die zowel het bedrijf als de leverancier voordeel opleveren? Zo maak je de dienstverlening klaar voor het post-coronatijdperk.


Related Experts

Denise Hoogendoorn

Head of Facility Management Consultancy

Rotterdam

Binnen Colliers ben ik verantwoordelijk voor de afdeling Facility Management Consultancy en werk ik voor klanten in Nederland en EMEA. Ik adviseer mijn klanten op uiteenlopende facilitaire en huisvestingsvraagstukken, zoals inrichting van de facilitaire dienstverlening, begeleiding van uitbestedingstrajecten, inrichting van de facilitaire organisatie, benchmarks, hospitality, klanttevredenheid, duurzaamheid en  circulariteit.

View expert